Datenschutzerklärung

für die App „Querno“ (iOS) · Stand: 3. November 2026

1. Verantwortlicher

2. Das Wichtigste in Kürze

• Querno speichert deine Briefe, Fristen und Einstellungen lokal auf deinem Gerät. Ein Konto ist freiwillig; mit Konto werden deine Daten zusätzlich auf unserem Server in Frankfurt gespeichert, damit sie auf allen deinen Geräten gleich sind.
• Das Gerät verlassen nur die Daten, die für eine Funktion nötig sind: Fotos eines Schreibens für die Analyse, deine Frage im Chat (mit angehängten Fotos), der Zähler für dein Monatskontingent und, falls du es einrichtest, Konto-, Team-Daten und ein E-Mail-Token.
• Die KI-Auswertung übernimmt Anthropic (USA) in unserem Auftrag. Deine Daten werden dort nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• Wir setzen keine Werbe- oder Tracking-Dienste ein.

3. Verarbeitungen im Einzelnen

3.1 Daten auf dem Gerät

Profil (Bundesland, Rechtsform, Kleinunternehmerregelung, Voranmeldungsrhythmus u. a.), fotografierte Schreiben, Analyseergebnisse, Fristen, Chat-Verläufe, Entwürfe und Einnahmen für den Kleinunternehmer-Wächter werden in der App-Datenbank auf deinem Gerät gespeichert. Erinnerungen sind lokale Mitteilungen deines Geräts. Du kannst alle Daten jederzeit in den Einstellungen löschen („Alle Daten löschen“). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der App).

App-Sperre (Face ID / Touch ID): Wenn du die Sperre einschaltest, prüft dein iPhone beim Öffnen der App deine Biometrie. Das geschieht vollständig auf dem Gerät durch iOS; die App und wir erhalten nur die Rückmeldung „entsperrt“ oder „nicht entsperrt“, niemals biometrische Daten.

3.2 Analyse von Schreiben

Wenn du ein Schreiben scannst, werden die Fotos verschlüsselt an unseren Server (Supabase, Rechenzentrum Frankfurt am Main) übertragen und von dort an die Anthropic API (Anthropic PBC, San Francisco, USA) weitergegeben, die das Schreiben liest und strukturiert zusammenfasst (Art, Absender, Betrag, Frist, Kontakt- und Bankdaten, empfohlene Schritte). Das Ergebnis geht an deine App zurück und wird dort gespeichert. Unser Server speichert die Fotos nicht dauerhaft; Anthropic verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach den Anthropic Commercial Terms, nutzt sie nicht zum Training und löscht sie nach den dort genannten Fristen. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Scanne nur Schreiben, die an dich oder dein Unternehmen gerichtet sind oder für die du berechtigt bist.

3.3 Fragen & Antworten, Entwürfe

Deine Frage, der bisherige Verlauf des Gesprächs, Fotos, die du an eine Frage anhängst (z. B. Belege oder Schreiben), Angaben aus deinem Profil (Bundesland, Rechtsform, Kleinunternehmerregelung, Voranmeldungsrhythmus) und, wenn du zu einem Brief fragst, dessen Zusammenfassung werden wie in 3.2 an Anthropic übermittelt. Gespräche werden auf deinem Gerät gespeichert und lassen sich dort einzeln löschen. Gleiches gilt für Entwürfe von Schreiben an Behörden (zusätzlich dein Name und die Steuernummer aus dem Brief, soweit vorhanden). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.4 Kontingent und Abonnements

Die App erzeugt eine zufällige Geräte-ID (keine Werbe-ID, kein Bezug zu deinem Apple-Konto). Unser Server speichert dazu je Kalendermonat die Anzahl der Scans und Fragen sowie dein Paket. Bei einem Abonnement übermittelt die App die von Apple signierte Transaktion (Produkt, Laufzeit, Umgebung), damit der Server das Paket prüfen kann. Zahlungsdaten erhalten wir nicht; der Kauf läuft ausschließlich über Apple (Apple Distribution International Ltd., Irland). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: Zähler werden nach 12 Monaten gelöscht.

3.5 Konto und Synchronisierung (freiwillig)

Du kannst ein Konto anlegen, damit Briefe, Fristen und Profil auf allen deinen Geräten gleich sind. Zur Anmeldung gibt es drei Wege:

• Mit Apple anmelden: Apple übermittelt uns eine Kennung, deine E-Mail-Adresse (auf Wunsch eine von Apple erzeugte Weiterleitungsadresse) und beim ersten Mal deinen Namen.
• Mit Google anmelden: Google übermittelt uns eine Kennung, deine E-Mail-Adresse und deinen Namen (Berechtigungen „openid“, „email“, „profile“). Dein Google-Postfach wird dabei nicht verbunden.
• Mit E-Mail anmelden: du erhältst einen Einmalcode per E-Mail, kein Passwort.

Mit Konto speichern wir auf unserem Server (Supabase, Frankfurt am Main): Nutzerkennung und E-Mail-Adresse, dein Profil (Name, Anschrift, steuerliche Einstellungen), deine Briefe einschließlich Fotos, Analyseergebnisse und Fristen, dein Kontingent und, falls verbunden, die Postfach-Verbindung aus 3.7. Chat-Verläufe bleiben auf dem Gerät. Die Anmeldeverfahren betreibt Supabase (Auth) in unserem Auftrag. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Du löschst das Konto samt aller Server-Daten jederzeit selbst in der App (Einstellungen → Konto → „Konto löschen“); lokale Daten bleiben dabei auf dem Gerät. Den Zugriff über Apple oder Google kannst du zusätzlich in deinem Apple- bzw. Google-Konto widerrufen.

3.6 Team (Business-Paket)

Für das Team-Paket brauchst du ein Konto (3.5). Innerhalb deiner Organisation werden Briefe (einschließlich Fotos), Fristen, Namen und Rollen der Mitglieder sowie Einladungen auf unserem Server (Supabase, Frankfurt) gespeichert und zwischen den Mitgliedern synchronisiert. Der Inhaber der Organisation bestimmt, wer Mitglied ist. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden gelöscht, wenn die Organisation gelöscht wird oder du dein Konto löschst.

3.7 E-Mail-Konnektor (Gmail, Microsoft 365)

Optional kannst du dein Postfach bei Google oder Microsoft verbinden, um Antworten an Behörden direkt aus der App zu senden. Dabei erteilst du der App per OAuth ausschließlich die Berechtigung, E-Mails in deinem Namen zu senden und deine E-Mail-Adresse zu lesen; wir lesen keine Postfachinhalte. Das Zugriffstoken wird auf unserem Server gespeichert, nur zum Versand genutzt und bei „Postfach trennen“ gelöscht bzw. widerrufen. Zu jedem Versand speichern wir Empfänger, Betreff und Zeitpunkt für 12 Monate; der Inhalt der E-Mail wird nicht gespeichert. Du kannst den Zugriff jederzeit auch in deinem Google- bzw. Microsoft-Konto widerrufen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), für Google-Daten zusätzlich: Die Nutzung der über Google-APIs erhaltenen Informationen erfolgt nach der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

3.8 Diktat (Spracheingabe im Chat)

Du kannst Fragen im Chat diktieren. Dafür fragt die App nach der Berechtigung für Mikrofon und Spracherkennung. Die Umwandlung von Sprache in Text übernimmt die Spracherkennung von iOS (Apple); je nach Gerät und Sprache verarbeitet Apple die Aufnahme auf dem Gerät oder auf Apple-Servern nach Apples Datenschutzbestimmungen. Wir erhalten keine Audioaufnahmen, sondern nur den Text, den du anschließend selbst abschickst. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über die Berechtigung, jederzeit in den iOS-Einstellungen widerrufbar).

3.9 Server-Protokolle

Beim Aufruf unserer Server-Funktionen werden technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, Statuscode) in Protokollen des Hosters gespeichert und nach kurzer Zeit gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betrieb und Sicherheit).

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Supabase Inc. (USA), Hosting der Datenbank und Server-Funktionen in Frankfurt am Main (AWS eu-central-1), Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln.
• Anthropic PBC (USA), KI-Auswertung von Schreiben und Fragen, Auftragsverarbeiter, keine Nutzung zum Training.
• Apple, App-Vertrieb, Abonnements und Zahlungsabwicklung, „Mit Apple anmelden“ und Spracherkennung (eigene Verantwortlichkeit von Apple).
• Google LLC, wenn du dich mit Google anmeldest oder dein Postfach verbindest; Microsoft Corporation, wenn du dein Postfach verbindest.

5. Speicherdauer

Daten auf dem Gerät: bis du sie löschst oder die App entfernst. Kontingentzähler: 12 Monate. Konto-Daten (Profil, Briefe, Fotos, Fristen): bis du das Konto in der App löschst. Team-Daten: bis zur Löschung der Organisation oder des Kontos. E-Mail-Tokens: bis zum Trennen des Postfachs; Versandprotokoll 12 Monate. Fotos auf unserem Server (nur Team): bis zur Löschung des Briefs.

6. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Wende dich dafür an info@valnio.net. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der für deinen Wohnsitz zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz.

7. Kinder

Die App richtet sich an Selbstständige und nicht an Personen unter 16 Jahren.

8. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist in der App unter Einstellungen → Rechtliches verlinkt.